Formación de portavoces, esencial para comunicar eficazmente ante los medios
La formación de portavoces de una empresa es esencial en una sociedad permanentemente conectada a los medios sociales y un entorno mediático necesitado de transparencia y autenticidad.
Vivimos en un contexto en el que las compañías y entidades tiene una exposición es cada vez más mayor. Aunque contemos con herramientas que nos permiten conocer toda la información sobre una compañía, esta ya no se encuentra solo en nuestras manos. También se encuentra a manos del público, en una conversación global y ampliada, cercana y directa.
Por todo ello, la gestión de la imagen que desde una empresa se desee transmitir es fundamental y los portavoces oficialmente designados tienen un papel clave para conseguirlo.
El papel del portavoz en comunicación
El portavoz es un activo esencial, ya que es capaz de humanizar a una entidad, permite ponerle cara y crear un vínculo entre la firma y los receptores.
Tal y como dice Inmaculada Bejarano, Account Director y Client Experience en Weber Shandwick Madrid:
“No vale cualquier portavoz. Hablamos de una persona real, de carne y hueso, con su personalidad propia. Una persona que, a pesar de hablar en nombre de una marca, sigue siendo él mismo. Una persona con la que podemos conectar”.
No podemos olvidar las grandes ventajas de formar un portavoz, ya que:
- Este será un gran conocedor de la empresa y el sector.
- Cuenta con grandes habilidades a la hora de transmitir mensajes que generen sensaciones positivas.
- Es una persona que comparte los valores de la marca.
- Capaz de promover la empatía a todos aquellos que lo escuchan.
Formación de portavoces en la empresa
En situaciones adversas o a la hora de ser la cara visible ante malas noticias, la preparación previa de una empresa ante estas situaciones toma un papel protagonista.
Es necesario contar con protocolos y materiales de comunicación, pero también es imprescindible promover una adecuada formación de aquellas personas que pueden ejercer de portavoces de la compañía en un momento de riesgo reputacional. La falta de preparación puede ocasionar graves y costosas consecuencias tanto para el portavoz como para la institución a la que representa.
La formación de los portavoces permite reforzar las habilidades necesarias para preparar y controlar el curso de la intervención y desarrollar una comunicación eficaz y exitosa en función de nuestros intereses y audiencias.
¿En qué se basa una formación de portavoces?
Cada vez son más las compañías conscientes de la necesidad de preparar a sus portavoces. En Weber Shandwick contamos con diversos expertos en formación de portavoces en los que las entidades confían para ello. Estos son algunos pasos esenciales:
- Una buena preparación teórica en la que exponer conceptos:
- Visualización de ejemplos previos que nos ayuden a conocer más de dentro las posibles variantes de la situación.
- Transmisión de conocimientos para así anticipar posibles preguntas hostiles.
- Prácticas en entornos controlados que posicionen a los portavoces en situaciones reales, teniendo la posibilidad de valorar respuestas y valorar opciones.
Credibilidad, Control y Confianza
Partiendo de esta base, nunca debemos perder de vista la base de toda comunicación, lo que llamamos “Las tres Cs“: Credibilidad, Control y Confianza.
Son estos tres aspectos los que permiten tener una base que más tarde asegure el éxito en la transmisión del mensaje. ¿Está claro lo que estamos exponiendo? ¿Está entendiendo nuestro público el mensaje que queremos hacerle llegar? ¿Estamos contando lo que realmente queremos contar, de una manera controlada? Estas son algunas preguntas que todo portavoz debe plantearse cuando se enfrenta a ese delicado momento en el que se convierte en imagen de la marca a la que representa y sus palabras, su comunicación verbal, además de sus gestos, su actitud, su desenvoltura, pueden hacer que la reputación de una empresa y de todos los que forman parte de ella se vea reforzada.
Finalmente, para que la comunicación sea realmente eficaz, más allá de la preparación y la formación de los portavoces, una cosa queda clara: la necesidad de ensayar es primordial y totalmente indispensable. ¿Con qué mensaje te gustaría que se quedara tu audiencia? Define el tema de interés y sobre todo, y nunca nos cansaremos de repetirlo: ensaya, ensaya y ensaya.
Desde Weber Shandwick contamos con un equipo de especialistas en formación de portavoces. Si necesitas más información o crees que podemos ayudarte, puedes ponerte en contacto con nosotros.
